Hoy os traigo este curso de Access realizado por mi en el que aprenderéis gran cantidad de trucos además de entender todos los conceptos que forman una base de datos. Lo ideal es empezar desde el principio (tengas o no claros los conceptos) así verás el ritmo de aprendizaje que tiene e ir realizando ejercicios prácticos para poner en practica los conocimientos adquiridos. Una vez terminado tendrás mucho más claro de que va Access y las posibilidades y potencial que posee y podrás realizar tus propias bases de datos e incluso integrarlas con algún software.

1 Aspectos generales

Una base de datos se define como un conjunto de información relacionada y almacenada en un soporte informático.

En una empresa necesitamos conocer información acerca de los clientes (nombre, apellido, dirección, teléfono…) también información de los proveedores (nombre, apellido, dirección, teléfono…) pero también los productos que distribuye este proveedor, también se necesita información referente a los artículos o productos (descripción, precio de compra, precio de venta, stock, fecha de entrada, unidades vendidas…), también necesito información acerca de las categorías de los artículos (ejm. Tipos de bolsos, categorías de billeteros, categorías de cinturones…), también debemos de recoger información sobre las ventas, compras, albaranes de entrada y de salida…

Toda esta información relacionada y almacenada en un ordenador es lo que se llama base de datos.

El concepto de bases de datos apareció no solo con el uso de los ordenadores sino con la creación de programas llamados gestores de base de datos, estos programas son: Access que pertenece a Microsoft office, oracle, SQL Server de Microsoft, MySQL de SUN.

Antes de la aparición de estos programas las bases de datos se construían de forma manual mediante archivadores y fichas.

 

Los archivadores antiguamente estaban compuestos por un conjunto de cajones, cada cajón contenía un tema, clientes, artículos, proveedores…

Para facilitar la búsqueda de datos se precisa un criterio de ordenación de fichas en cada uno de los cajones, por ejemplo para clientes pueden estar ordenados por orden alfabético, por provincias y dentro de cada provincia por orden alfabético, por número de cliente…

La gestión manual de la información resulta bastante tediosa y repetitiva. Pongamos el caso de que se tenga que elaborar un listado alfabético de los clientes de la empresa, agrupados por provincias.

Esta simple operación suponía tener ocupado a una o a varias personas durante varios días dependiendo del número de clientes que tenga la empresa.

 

Las bases de datos se pueden clasificar en:

  • Base de datos documental: La base de datos documental son bases de datos que contienen información en forma gráfica y almacenada en una sola tabla. (base de datos documental del archivo histórico de las indias, base documental de periódicos (se encuentra en muchas bibliotecas permitiendo el acceso a un histórico de publicaciones de periódicos)
  • Bases de datos relacionales: es el tipo de base de datos más eficaz para almacenar gran cantidad de información y de distinto tipo. La información en estas bases de datos se reparten en varias tablas permitiendo una gestión rápida y eficaz de los datos. Este es el tipo de bases de datos que utilizan la mayoría de los sistemas gestores de bases de datos existentes en el mercado.

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