Hoy os traigo este curso de Access realizado por mi en el que aprenderéis gran cantidad de trucos además de entender todos los conceptos que forman una base de datos. Lo ideal es empezar desde el principio (tengas o no claros los conceptos) así verás el ritmo de aprendizaje que tiene e ir realizando ejercicios prácticos para poner en practica los conocimientos adquiridos. Una vez terminado tendrás mucho más claro de que va Access y las posibilidades y potencial que posee y podrás realizar tus propias bases de datos e incluso integrarlas con algún software.

1 Aspectos generales

Una base de datos se define como un conjunto de información relacionada y almacenada en un soporte informático.

En una empresa necesitamos conocer información acerca de los clientes (nombre, apellido, dirección, teléfono…) también información de los proveedores (nombre, apellido, dirección, teléfono…) pero también los productos que distribuye este proveedor, también se necesita información referente a los artículos o productos (descripción, precio de compra, precio de venta, stock, fecha de entrada, unidades vendidas…), también necesito información acerca de las categorías de los artículos (ejm. Tipos de bolsos, categorías de billeteros, categorías de cinturones…), también debemos de recoger información sobre las ventas, compras, albaranes de entrada y de salida…

Toda esta información relacionada y almacenada en un ordenador es lo que se llama base de datos.

El concepto de bases de datos apareció no solo con el uso de los ordenadores sino con la creación de programas llamados gestores de base de datos, estos programas son: Access que pertenece a Microsoft office, oracle, SQL Server de Microsoft, MySQL de SUN.

Antes de la aparición de estos programas las bases de datos se construían de forma manual mediante archivadores y fichas.

 

Los archivadores antiguamente estaban compuestos por un conjunto de cajones, cada cajón contenía un tema, clientes, artículos, proveedores…

Para facilitar la búsqueda de datos se precisa un criterio de ordenación de fichas en cada uno de los cajones, por ejemplo para clientes pueden estar ordenados por orden alfabético, por provincias y dentro de cada provincia por orden alfabético, por número de cliente…

La gestión manual de la información resulta bastante tediosa y repetitiva. Pongamos el caso de que se tenga que elaborar un listado alfabético de los clientes de la empresa, agrupados por provincias.

Esta simple operación suponía tener ocupado a una o a varias personas durante varios días dependiendo del número de clientes que tenga la empresa.

 

Las bases de datos se pueden clasificar en:

  • Base de datos documental: La base de datos documental son bases de datos que contienen información en forma gráfica y almacenada en una sola tabla. (base de datos documental del archivo histórico de las indias, base documental de periódicos (se encuentra en muchas bibliotecas permitiendo el acceso a un histórico de publicaciones de periódicos)
  • Bases de datos relacionales: es el tipo de base de datos más eficaz para almacenar gran cantidad de información y de distinto tipo. La información en estas bases de datos se reparten en varias tablas permitiendo una gestión rápida y eficaz de los datos. Este es el tipo de bases de datos que utilizan la mayoría de los sistemas gestores de bases de datos existentes en el mercado.

2 Sistema Gestor Base Datos Access (SGBD)

Es una herramienta software incluida en el paquete ofimático Microsoft Office 2003, 2007, 2010 y 2013. Se trata del sistema gestor de bases de datos más utilizado en la actualidad, orientado básicamente al uso de usuario y de pequeñas y medianas empresas para la gestión, administración y explotación de sus datos.

 

2.1 Abrir Access

  • Pantalla inicial
  • Barra menú
  • Comandos inmediatos
    • Abrir
    • Existente
    • Crear una nueva

 

2.2 Crear B.B.D.D.

Para crear una nueva vamos a archivo Crear base de datos existente, y ponemos el nombre que queramos, los archivos contienen la extensión .mdb son archivos Access.

 

2.3 Ventana de la base de datos

Una vez asignado el nombre a la base de datos se muestra la ventana de dicha base de datos. En esta ventana se crearan todos los objetos correspondientes a dicha base de datos, así como las operaciones que se podrán realizar dichos objetos.

En la parte izquierda se muestran los objetos que hay creados del tipo seleccionado

Para crear un nuevo objeto primero seleccionamos el tipo y segundo.

 

2.4 Cerrar base de datos

Basta con cerrar la ventana correspondiente a dicha base de datos.

Access no permite tener abierto al mismo tiempo más de una base de datos, esto solo es posible si ejecutamos Access en más de una ventana windows.

 

3 Crear tablas

Son los objetos principales y más importantes de un sistema gestor de bases de datos de tipo relacional.

Los SGBD relacionales son aquellos que utilizan las tablas para almacenar los datos. Otros serían ORACLE, MySQL, SQL Server…

Una tabla es una estructura formada por un conjunto de filas y columnas. Las columnas se llaman campos y las filas se llaman registros.

 

3.1 Tipos de creación tabla

Para crear una tabla podemos utilizar cualquiera de los siguientes métodos:

•Vista Hoja Datos: Consiste en ir introduciendo directamente los datos y según el valor que introduzcamos en cada columna se determina el tipo de dato.

•Vista Diseño: Es el proceso que permite crear una tabla mediante la definición de su estructura, especificando el nombre de los campos, el tipo de dato de cada campo y sus propiedades. Este es el método que utilizaremos en nuestro curso.

•Asistente para tablas: Un asistente nos va guiando paso a paso en el proceso de creación de la tabla

•Importar tabla: Consiste en crear una tabla a partir de otra tabla existente en otra base de datos.

•Vincular tabla: Crea una referencia a otra tabla en otra base de datos. Es decir, desde una base de datos se utiliza una tabla que se encuentra en otra base de datos distinta.

3.2 Creación tabla (vista diseño)

Por cada campo de la tabla debemos realizar los siguientes pasos:

 

  • Establecer el nombre de los campos. El nombre de los campos ha de ser descriptivo, es decir, debe informar sobre la información que va a contener. El nombre solo tendrá letras y números, permitiendo solo el uso de caracteres especiales como el guión bajo o el guión intermedio. Normalmente la nomenclatura que se utiliza es la siguiente. 1 letra en mayúsculas y el resto en minúsculas.
  • En dicha nomenclatura no se utiliza ningún tipo de carácter especial. De cara al uso de la base de datos a nivel internacional, es desaconsejable el uso de la Ñ y de acentos. Los tipos de datos que podemos usar para definir un campo son lo siguientes:
    • Texto: Permite almacenar cualquier tipo de texto tanto letra, números, caracteres especiales. La longitud máxima es de 256 caracteres. Por defecto Access asigna 50 caracteres. El usuario deberá establecer la longitud más adecuada, evitando así por un lado el derroche de espacio y por otro la continua modificación de dicho detalle. Ejem. Nombre (25), apellido (45), teléfono (9), DNI (9), dirección (50). Cuando la información es numérica pero no se vas a realizar ningún tipo de operación matemática sobre dicha información se declara tipo texto.
    • Memo: para almacenar información tipo texto de más de 256 caracteres. Permite almacenar una información máxima de 65536 caracteres. Ejem: En una tabla de pacientes, historial clínico, historial del alumno.
    • Numérico: Se utiliza para almacenar datos numéricos utilizando cálculos matemáticos. Para estos tipos de campos también es importante especificar el tamaño Byte, entero, entero largo, simple, doble, decimal. Tamaño Bytes para números menores de 256.
    • Fecha y hora: Para almacenar campos tipo fecha y tipo hora. Ejem. Fecha de nacimiento, hora de llegada, hora de salida, fecha y hora de llegada, fecha y hora de salida. En estos tipos de campos es fundamental elegir el formato más adecuado a los valores que vamos a utilizar. Los que trae: Fecha general, fecha larga, fecha mediana, fecha corta (es el formato que se utiliza por defecto).
    • Moneda: para valores de tipo monetario, ejem. Precio de un artículo, sueldo, presupuesto. Este tipo automáticamente asigna dos posiciones decimales y el símbolo monetario del país.
    • Autonumérico: asigna un número secuencial incrementado de uno a uno. Este campo es automático y no se puede actualizar. Ejem. Número de registro, numero de entrada, numero de expediente, numero de líneas, numero de venta… Se suele utilizar como campo clave de las tablas.
    • Si/No: se utiliza para almacenar valores lógicos.
    • OLE: Sirve para asociar un objeto de cualquier aplicación informática a un campo de la tabla. Ejem: campo presupuesto asociado a una hoja de cálculo Excel, campo fotografía asociado a un gestor de imagen…
    • Hipervínculo: Permite almacenar direcciones web o de correo electrónico.

 

3.3 Clave principal

Es un campo especial que tienen todas las tablas de una base de datos. Dicho campo permite identificar de forma univoca a cada uno de los elementos de la tabla o dicho de otra forma proporciona un valor único para cada fila.

Ejem. Tabla alumno: código alumno, apellido, dirección, teléfono, población, NIF, email, curso.

De esta lista podrían ser clave principal, código alumno, NIF, email. De las tres posibilidades se elige el que cuyo tamaño sea más pequeño, en este caso código alumno.

Podemos definir una clave principal formada por más de un campo este tipo de clave principal se llama clave principal compuesta.

El campo clave principal se situara siempre al principio de la tabla, es decir será el primer campo que declararemos dentro de la estructura de la tabla.

Dicho campo tendrá una llave amarilla a la izquierda y en el gráfico de relaciones dispondrá de un formato en negrita.

Asignación de una clave primaria.

3.4 Propiedades de los campos

Se utilizan para poder activar más características sobre los campos.

Propiedades:

  • Tamaño:si es tipo texto especificamos la máxima longitud del campo.
    • Numérico: Especificamos tipo byte, simple, doble y decimal.
    • Para el resto de tipos de datos no es necesario especificar el tamaño del campo, excepto para hipervículos.
  • El formato se ajusta automáticamente al elegir el tipo de datos. Solo es vital su uso cuando el tipo de datos es fecha y hora. Pudiendo elegir entre fecha general, larga, corta, mediana.
  • Máscara de entrada:Tiene una propiedad que se suele utilizar para campos tipo texto. Tiene dos funciones:
    • Facilita la entrada de datos por parte del usuario. Y controla los valores que se pueden introducir.
  • Una máscaraestá formada por una expresión o cadena, utiliza los siguientes caracteres: 0000
    • Otra máscara que se puede utilizar es el 9 (es igual que el 0 pero no obliga su introducción)
    • L obliga al usuario a escribir una letra desde la A a la Z. El símbolo > pone las letras en mayúsculas y < en minúscula. & carácter obligatorio, C carácter opcional.
    • Los caracteres, puntos, guiones, separadores en general formarán parte del valor que permita introducir la máscara, se podrá configurar Access para que dichos caracteres se almacenen o no, según convenio.
  • Titulo: es un texto que sustituirá al nombre del campo en el uso de los formularios los informes y las consultas. Se utiliza fundamentalmente cuando el nombre del campo no es muy descriptivo.
  • Valor predeterminado: Es un valor en el que se asignara automáticamente en el campo establecido en caso de que el usuario no introduzca ningún otro valor “valor por defecto”. Se utiliza cuando un campo en la mayoría de las veces va a tener un mismo valor.
  • Regla de validación: Permite controlar la entrada de datos para campos de tipo numérico. Por Ejem. Podemos establecer una regla de validación para controlar que los valores introducidos estén comprendidos entre 100 y 200 (>=100 y <=200)
  • Texto de validación: es el mensaje que se mostrara cuando el valor introducido no cumple la regla de validación.
  • Valores: Permite seleccionar el valor de un campo a partir de la lista de valores o lista desplegable. Pestaña búsqueda de valores, propiedad mostrar control pongo cuadros combinados.

 

3.5 Estructura de una tabla

Esta formada por el conjunto de datos necesarios para la definición de dicha tabla.

  • Nombre de la tabla
  • Conjunto de campos que conforman la tabla
    • Nombres
    • Tipos de datos
    • Propiedades
  • Clave Primaria
  • Clave ajena
  • Relaciones
  • Operaciones con la estructura de una tabla
    • Añadir: Permite añadir nuevos campos a una tabla, esta operación se puede realizar en cualquier momento. Para modificar la estructura de una tabla seleccionamos la tabla y diseño, añado el nuevo campo.
    • Modificar: Para modificar la estructura de una tabla seleccionamos la tabla y diseño, en cualquier momento se pueden modificar las propiedades de un campo, nombre, tipo de datos, tamaño, formato, valor por defecto… No se puede modificar las propiedades de un campo cuando a partir de ese campo se ha establecido una relación. Primero eliminaríamos la relación y luego modificaríamos el campo.
    • Eliminar: Access permite eliminar un campo dentro de la estructura de una tabla. No se puede eliminar un campo que permite la relación con otra tabla, tanto si es clave primaria como si es clave ajena.

 

3.6 Vista de datos

Permite ver o mostrar los datos o los registros de una tabla

  • Grado de una tabla: es el número de campos o columnas que tiene la tabla.
  • Cardinalidad: es el número de filas o registros que tiene la tabla.
  • Operaciones: Son los registros de una tabla
  • Navegación:
    • Primero
    • Anterior
    • Siguiente
    • Último
  • Posicionar: Permite posicionarme en un registro concreto.
  • Buscar:Permite buscar un registro o conjunto de registros a partir de una condición establecida.
    • Primero escribir la expresión de búsqueda
    • Buscar en: selecciono en donde quiero buscar
    • Coincidir: Hay dos tipos
    • Reemplazar: Permite sustituir el valor de un campo o parte del campo por otro. Ejem. Sustituye la tabla pedidos el valor ”United Package” por paquete unido.
    • Ordenar: Permite establecer un criterio de ordenación en una tabla por defecto las tablas, están ordenadas por números de registros, es decir por el orden de introducción de los datos, a veces es necesario establecer otro tipo de criterios. Para establecer un nuevo criterio de ordenación, nos situamos en una columna donde queremos establecer el criterio, pulsamos orden ascendente, si es numérico y de la A a la Z si es tipo texto de Orden ascendente y orden descendente.
    • Filtrar: se utiliza para seleccionar registro que cumplen una determinada condición, Existen dos tipos:
      • Por selección
      • Por formularios

 

  • Añadir un registro:Consiste en introducir los valores de los campos en la última fila, o bien pulsar el botón añadir. Cuando se está añadiendo un registro, perteneciente a una tabla relacionada hay que tener en cuenta las siguientes reglas:
    • El valor de la clave primaria no se puede repetir, ha de ser único en la tabla
    • El valor de una clave ajena ha de existir en la correspondiente clave primaria de la tabla relacional.

 

4 Relaciones

Una base de datos relacional, permite el uso simultáneo de datos procedentes de más de una tabla. Mediante el uso de las relaciones.

Ventajas de las relaciones:

  • Evita duplicidad de datos
  • Ahorra memoria y espacio en el disco
  • Aumenta la velocidad de ejecución de los comandos
  • Facilita al usuario el trabajo con las tablas

 

Las relaciones se establecen entre dos tablas de la base de datos para poder relacionar dos tablas se tienen que cumplir las siguientes condiciones.

  • Debemos disponer de una tabla principal, es decir una tabla que contiene un campo declarado como clave principal y que participa en la relación. Porque la clave principal de proveedores forma parte de la relación.
  • La tabla secundaria de la relación es aquella que contiene la clave ajena es decir, contiene una copia de la clave principal correspondiente a la clave principal de la relación. Se distingue en Access con el símbolo infinito. Las relaciones siempre se establecen entre un campo que es clave principal, y otro campo que es clave ajena.

 

5 Consultas

Se utilizan para extraer información contenida en las tablas de las base de datos. Las consultas son el segundo tipo de herramientas disponibles en Access. Una vez diseñadas y ejecutadas extraen la información que estamos buscando, normalmente quedará almacenada en Access por si queremos por si queremos volver a consultar dicha información.

Ejem. Libros escritos por Cervantes, jugadores del Real Madrid, alumnos cuyo primer apellido empiece por A, coches cuyo precio sea inferior a 3000€ y tengan una potencia superior a 100 C, películas dirigidas por Pedro Almodóvar.

  • Tipos de consulta:
    • Consultas de selección: son aquellos tipos que solo extraen información, son las más utilizadas. Muestran aquellos datos que muestran solo aquellos datos que cumplen una condición o criterio específico, Ejem. Alumnos cuya edad sea inferior a 18 años.
    • Consultas de acción:Son aquellas que realizan cambios en los registros de las bases de datos.
      • Eliminación: Son aquellas que dicen que “elimina todos los libros que ha escrito fulanito”, eliminan los registros que cumplen una determinada condición.
      • Actualización: Actualiza los datos de una tabla a partir de un criterio establecido. Ejem. “Realizar un 50 % descuento a los artículos, que lleven más de cuatro años en el almacén.”
      • Datos anexados: Este tipo de consulta sirve para añadir registros de una tabla a otra tabla, siempre y cuando cumplan una condición.
      • Creación de tablas: Este tipo de consultas crea una tabla nueva a partir del resultado de una consulta.
      • Consultas SQL: Son aquellas consultas que se realizan mediante un lenguaje universal de base de datos, llamados SQL.
  • Crear Consulta: Le damos a consulta ? Crear consulta en vista diseño, Seleccionamos la tabla sobre la que vamos a realizar la consulta y la agregamos, se muestra la ventana “vista diseño de consulta” tiene dos partes la parte de arriba se llama zona de tablas y la de abajo se llama zona QBE (donde diseñaremos la consulta) En esta zona existen varias filas.
    • Fila campo: Indica el nombre de los campos que se van a utilizar en la consulta.
    • Fila Tabla: Muestra el nombre de la tabla de la que proceden los campos.
    • Fila orden: Sirve para establecer un criterio de ordenación en la consulta. El criterio se establece en un campo determinado y puede ser ascendente o descendente.
    • Fila Mostrar: Si la casilla de verificación se desactiva la columna no aparece en el resultado de la consulta.
    • Fila criterio: Sirve para especificar un criterio de selección de registro.

5.1 Selección

 

Una vez diseñada la consulta le damos al botón guardar y ponemos un nombre descriptivo de la consulta para saber el valor que nos va a mostrar. Ejem. Clientes de Berlín.

  • Consultas con condiciones simples: Son aquellas consultas que están formadas por una sola condición. Cuando la condición se expresa sobre un tipo numérico se escribe directamente el valor numérico (el máximo es 194). Si la condición es de tipo fecha entre # #. Si la condición es de tipo lógico ponemos Sí o No.
  • Operadores de condición: Son una serie de operadores que se utilizan para expresar condiciones de selección algo más complejas.
  • Operadores de comparación:Se utiliza sobre campos numéricos >, <, >=, <=, <>
    • Operador ENTRE: Se utiliza sobre todo en campos de tipo numérico y tipo fecha. Selecciona los valores comprendidos en un rango. Si es de tipo numérico: (ENTRE 1950 y 1969). Si es de tipo fecha: (ENTRE #01/01/1960# y #31/12/1969#)
    • Operador IN: Sirve para seleccionar aquellos registros que contienen cualquiera de los incluidos en una lista de valores. Ejem. (IN(“castilla”; “,,,,,,”)) Selecciona aquellos libros de la editorial mencionada y la otra.
    • Operador es nulo: se utiliza para seleccionar aquellos registros que el valor en ese campo este vació.
    • Operador COMO: se utiliza para campos tipo texto para buscar una cadena de caracteres dentro del valor de un campo. Ejem. COMO “*jose*” Aparecerán aquellos que incluyen jose en el campo autor.
  • Funciones predefinidas:Son una serie de funciones que facilitan establecer consultas sobre campos de tipo fecha.
    • Función YEAR: Extrae el año de un campo de tipo fecha. También se puede poner el AÑO.
    • Función MONTH es el igual que el de año.
  • Varias condiciones:
    • Operadores relacionales: son AND (y), OR (o) y NOT (no). El operador AND obliga a cumplir las dos condiciones. OR cumple una de las condiciones. El NOT selecciona si no cumple la condición. Cuando las operaciones están unidas por el operador AND se expresan en la misma fila de criterios. Si las condiciones están expresadas en filas distintas están unidas por el operador OR.
  • Consultas con parámetros:
    • Son consultas en las que el usuario introduce un valor a partir del cual se establece la condición. La diferencia con el resto de consultas es que dicho valor lo introduce en el momento de ejecutar las consultas. Ejm. Obtener los libros de una determinada editorial, antes de ejecutar la consulta se solicita al usuario el nombre de la editorial a partir de la cual se va a establecer la condición. Ejem. Obtener los libros editados en un año determinado.
      Para el diseño de este tipo de consulta la fila criterio y en la columna en la que se desea establecer la condición. Entre corchetes escribo el mensaje que mostrará para solicitar un valor. Por ejemplo [AÑO DE EDICION:]
    • Consultas multitabla: es un tipo especial de consultas de selección en la que los datos resultantes de la consulta proceden de más de una tabla.
      Para poder realizar una consulta multitabla, necesito agregar al diseño de la consulta más de una tabla y además las tablas agregadas al diseño de la consulta han de estar relacionadas bien directa o indirectamente Ejem. Relación directa es cuando no existe una tabla intermedia que permita dicha relación. Una o varias tablas intermedias son las que se encargan de dicha relación, en caso que se cumpla la condición expuesta anteriormente podré utilizar indistintamente campos de cualquiera de las tablas relacionales. Ejem: Realiza una consulta multitabla que muestre el titulo de una película, la nacionalidad, duración, el genero y el nombre del director. En el proceso de diseño de esta consulta agregamos la tabla films y la taba directores. Comprobamos las filas que están seleccionadas y añadimos los campos que nos pide la consulta. Ejemplo 2: Realizar una consulta multitabla que muestre el nombre de un actor, la nacionalidad del actor, el título de la película que ha participado y el genero.

 

5.2 Consultas de campos calculados

Son campos que se obtienen del resultado de una expresión o función.

Para crear un campo calculado hay que saber como se forman las expresiones, pueden estar formada por:

  • Operadores +,-,*,/,\. El & sirve para unir dos cadenas de textos
  • Valores: La mayoría de las veces los valores serán numéricos
  • Funciones: Como la que ya hemos visto
  • Nombre de campos: Se ponen entre corchetes.
  • Campos calculados: Se utilizan los paréntesis para cambiar la prioridad de los operadores. Muestra los apellidos de un empleado, una coma seguido de su nombre.
    En una fila vacía de un campo se escribe la expresión del campo calculado. [Apellidos]&”, “&[nombre] a este campo se le puede asignar un nombre. Sustituimos “Expr1” por el nombre que queramos.
    Ejem. Crear un campo calculado que obtenga el año de ingreso de los empleados, sobre un campo calculado se pueden establecer condiciones.
    Ejem. Crear un campo calculado que muestre el precio de los coches incluyendo el 16% de IVA. PrecioIVA[precio]*1,16.
    Quiero incrementar el sueldo de mis empleados en un 1,15 sería: [Sueldo]*1,15

 

5.3 Consultas resumen

Son aquellas consultas que devuelven un valor de distinta naturaleza que los datos originales. Los valores que devuelve son un resumen obtenidos a partir de los valores originales. Existen dos tipos:

  • Simples: Devuelven un solo valor de tipo numérico. Solamente se pueden aplicar a campos de tipo numérico.
    • Funciones de agregado:
      • Suma
      • Primero
      • Min/Max
      • Primero/ultimo
      • Contar

Ejemplo: obtener el precio medio de todos los coches. Agregamos la tabla de coches y le damos al botón totales. Selecciono el campo numérico sobre el que vamos a aplicar la función (en este caso Precio). En la fila total selecciono la función de agregado correspondiente.

  • Con agrupación de registro: Se pueden obtener los siguientes resultados:
    • Es un tipo de consulta resumen en la que el resultado de dicha consulta es un resumen extraído de la tabla original. Dicho tipo de consulta requiere que la tabla original cumpla las siguientes condiciones:
      • Un campo cuyo valor se repita entre los elementos de la tabla, ejem: En una tabla de productos puede ser familia del producto. Todos estos campos son factibles de agrupación.
      • Buscar un campo de tipo numérico para aplicar sobre él algunas de las funciones de agregado (suma, máximo, mínimo, contar, primero, ultimo…) Dicho valor lo muestra por cada grupo establecido en la consulta. Ejem: a partir de la tabla oficinas obtén la suma total de ventas por región.
        Ejem: A partir de la base de datos concesionario realiza una consulta de agrupación de registro, que muestre el numero total de pedido realizados por cada agente.
        Pulsamos el botón totales, selecciono la tabla, selecciono el campo de agrupación, en la fila de total de dicho campo selecciono la opción “agrupar por”, selecciono el campo sobre el que se van a calcular los subtotales.
        En la fila total de dicho campo selecciono la función de agregado o tipo de cálculo que quiero aplicar sobre los grupos establecidos.

 

5.4 Consultas de acción

Son aquellas que permiten hacer cambios sobre los datos almacenados en las tablas.

 

5.4.1 Consultas de creación de tablas

Son unas consultas que permiten la creación automática de una tabla a partir del resultado de dicha consulta. Ejem. Crear la tabla ClientesCadiz que contendrá todos los clientes que pertenezcan a la provincia de Cádiz. Ejem. Crear la tabla coches caros que contendrá todos aquellos coches cuyo precio sea superior a los 30.000€

Proceso de creación de tablas: crear la tabla actores españoles con los que contengan nacionalidad española.

Consulta / consulta de creación de tablas de consulta… escribimos el nombre de la nueva tabla. Establecemos el diseño de la consulta. Una vez diseñada la consulta y guarda debe de ser ejecutada para que se lleve a cabo la creación de la tabla.

 

5.4.2 Consultas de actualización

Son consultas que permiten actualizar los datos almacenados en una tabla. Aquellos registros que cumplan una determinada condición se llevará a cabo una actualización en uno de sus campos, dicha actualización se expresa.

Proceso de creación de consultas de actualización:

  • Aplicar un descuento de un 30 % a todos los coches que llegaron al concesionario antes del 2002.
  • Una vez seleccionada la tabla selecciono Consulta / Consulta de actualización
  • Establecer la condición de actualización de dicha tabla, selecciono el campo fecha aplico la función year y establezco el criterio (<2002)
  • Selecciono el campo que se va a actualizar: en este caso el precio en la fila actualizar a: escribo la presentación de actualización.

 

5.4.3 Consultas de datos anexados

Son consultas especiales de acción en la que los registros que cumplan una condición en una tabla de origen se añaden a los registros de una tabla destino.

Tabla origen es la tabla de la que se extraen los registros y tabla destino es la tabla donde insertamos dichos registros.

Ejem. Añadir a la tabla actores españoles añadir a los actores de nacionalidad argentina. (la tabla origen es actores y la de destino es la actores españoles).

Creación:

  • Seleccionamos la tabla origen
  • Consulta de tipo datos anexados
  • Selecciono la tabla de destino actores españoles
  • Establezco el criterio de selección
  • Guardo la consulta
  • Ejecuto la consulta

 

5.4.4 Consultas

Son consultas que permiten la eliminación automática de un registro a partir de la condición establecida en la consulta.

Proceso para la creación de una consulta de eliminación:

  • Eliminar de la tabla españoles los actores de nacionalidad argentina
  • Una vez seleccionada la tabla sobre la que se van a eliminar los registros, selecciono Consulta / tipo de consulta eliminación.
  • Establezco la condición de eliminación
  • Guardo la consulta y la ejecuto

 

Las consultas de acción en general no se pueden deshacer. Una vez ejecutada los antiguos valores no podrán ser recuperadas.

 

6 Formularios

Herramienta fundamental de Access que permite gestionar los datos de la base de datos incluidos en las tablas de una forma más vistosa, fácil, legible para los usuarios.

En un formulario normalmente se presenta los datos de un solo registro donde los campos se distribuyen en columnas, con un encabezado y un pie de formulario.

Las partes de un formulario son:

  • Encabezado del formulario
  • Zona de detalle
  • El pie del formulario (Información añadida acerca de dicho formulario)

 

6.1 Operaciones sobre un formulario

Las operaciones que podemos hacer sobre un formulario, son las mismas operaciones que podemos hacer sobre vista de datos.

Las operaciones: operaciones de búsqueda, operaciones de filtro, de gestión.

 

6.2 Diseño del formulario a través del asistente

Normalmente para diseñar un formulario se utiliza el asistente de formulario del que dispone Access. El proceso de diseño es el siguiente:

  • Elegimos la tabla a partir de la cual debemos diseñar un formulario
  • En esta misma pantalla seleccionamos los campos, elegimos los campos deseados. También se pueden seleccionar campos de otras tablas, pero deben tener relación directa con la primera tabla.
  • Selecciona el tipo de distribución de los campos, normalmente se selecciona en columna, que es la opción por defecto.
  • Selecciono el estilo
  • Por último se escribe el nombre del formulario.

 

A continuación mediante la herramienta de diseño de formulario le daremos un aspecto más profesional y más adaptado a nuestras necesidades de gestión.

 

6.3 Vista diseño de formulario

Para acceder al diseñador de diseñador de formulario.

Lo primero que debemos hacer es crear el encabezado del formulario. También ampliamos la anchura del formulario. En el panel de control, ETIQUETA escribo el texto del encabezado, con el control línea dibujo una línea.

Finalmente almaceno las modificaciones realizadas en del diseñador del formulario.

 

6.4 Herramientas de control

6.4.1 Grupo de opciones

Permite seleccionar un valor de entre todos los que se ofrecen en un objeto del formulario llamado cuadro de opciones. Se trata de opciones excluyentes, solo puedo seleccionar una de ellas. Normalmente se representa con un círculo, este valor normalmente devuelve un valor numérico que se corresponde con la posición que ocupa la opción seleccionar. Por lo tanto necesito en la tabla un campo de tipo numérico para almacenar el valor devuelto. En la tabla films, dicho campo es rodaje, tipo numérico tamaño byte.

Incluir un grupo de opciones en un formulario:

  • Añadir al formulario films “rodaje”. El valor devuelto se almacenará en el campo rodaje tabla films.
  • Utilizamos el “Grupo de opciones”
  • Escribimos las etiquetas del grupo opciones.
  • Seleccionamos una posible opción predeterminada
  • Especificamos los valores numéricos que devuelve cada opción
  • Seleccionamos los campos donde vamos a almacenar el valor devuelto.

 

6.4.2 Listas desplegables

Se trata de un control que permite desplegar una lista de opciones normalmente dicha lista estará ordenada por algún criterio. El usuario seleccionará un valor, este se almacenará en el campo seleccionado de la tabla correspondiente.

Para fabricar una lista desplegable nos iremos al diseñador de formularios:

  • Utilizamos el control “cuadro combinado”
  • Establecemos el área donde se insertará la lista desplegable
  • Existen tres formas de expresar los valores de la lista desplegable. A, B, C
  • La opción A busca valores o consulta
  • La opción B escribo los valores que desee
    • Escribo en una columna los valores que contendrá la lista de valores desplegable.
    • Selecciono el campo de la tabla donde se van a almacenar el valor seleccionado de la lista.
  • Opción A: Cuando necesito que los valores que muestra la lista desplegable los seleccione de una tabla o consulta. Esta opción de lista desplegable se utiliza para asociar una clave ajena con su correspondiente clave principal, la lista desplegable mostrará el nombre con la descripción de dicho valor en la tabla principal. Cuando el usuario selecciona un valor de la lista en la tabla no se almacena ni la descripción ni el nombre, sino su código correspondiente.
    Proceso: establecemos en el formulario el área donde irá la lista desplegable. Selecciono la tabla de donde se va a extraer los valores. Selecciono los campos que necesito para dicho control, selecciono código más un nombre o una descripción. Establezco un criterio de ordenación para los elementos de la lista desplegable. El último paso es el más importante seleccionamos el campo de la tabla donde se va a almacenar el valor del campo seleccionado.

 

6.4.3 Cuadros de lista

Es un control que muestra en un área rectangular una lista de opciones, normalmente las opciones no caben en el área especifica, por lo que automáticamente activa una barra de desplazamiento vertical. El diseño de este control es exactamente igual que el de la lista desplegable. Por lo tanto podré escribir los valores de la lista o bien seleccionarlos de una tabla. Cuando el número de opciones es elevado utilizaré el control cuadros de lista. (a partir de 10 elementos)

 

6.4.4 Botones de acción

Son botones que se incorporan al formulario  y que permiten ejecutar una tarea concreta. Tipos de tareas:

  • Exploración de registro: Primero, ultimo, anterior, siguiente…
  • Operaciones con registro: Añadir, eliminar, guardar, imprimir…
  • Operaciones con formularios: abrir, editar, modificar-…
  • Operaciones con informes: imprimir, vista previa…

 

6.4.5 Marcos

Son rectángulos con etiquetas que se insertan en el formulario para definir un área concreta. Los marcos se crean con el control grupo de opciones. Se establece el área del marco.

 

6.5 Formularios y subformularios

Estos son formularios especiales donde se muestran los datos de dos tablas relacionadas, donde en el formulario se muestran los datos de la tabla principal y en el subformulario los datos de la tabla secundaria. En definitiva se utilizan dos formularios enlazados por la relación existente entre las tablas. Ejem. En la base de datos nóminas disponemos de la tabla empleados y de la tabla departamentos, entre la tabla empleados y departamento existe una relación, la relación indica a que departamento pertenece cada empleado de la empresa.
Diseñar un formulario-subformulario que muestre en el formulario principal los datos de un departamento y que muestre en el subformulario los empleados que pertenecen a dicho departamento.

Proceso de creación de formularios y subformularios: tengo que comprobar que en la base de datos exista una relación entre las tablas departamento y empleados. Seleccionamos formularios utilizando el asistente. Selecciono la tabla principal (en este caso departamento), junto los campos que queremos que muestre esta tabla, en este caso dos. Selecciono la tabla secundaria y los campos que mostrará el subformulario. Siguiente detecta que quiero realizar un formulario subformulario y comprobamos que el departamento es el principal y el subformulario es empleado. A continuación seleccionamos el tipo de distribución para el subformulario (tabular). Luego seleccionamos el estilo, Establecemos el nombre del formulario principal y del subformulario. Una vez obtenido el resultado a través del asistente, accedo al diseñador de formularios para realizar las correspondientes mejoras.

 

7 Informes

Es una herramienta fundamental incluida en los sistemas gestores de bases de datos, que permiten obtener los datos a partir de una tabla o consulta con objeto de obtener documentación impresa.

Fuentes de un informe:

  • Tabla
  • Consulta

 

7.1 Crear informe a través del asistente

Ejem. Obtener un listado de todos los actores ordenados alfabéticamente por el nombre. Los campos a elegir son: CodActor, Nombre, fecha de nacimiento y nacionalidad.

  1. Informes usar el asistente
  2. Seleccionamos tabla o consulta origen de los datos. Seleccionamos los campos que mostrará el informe. En este apartado tendré que tener en cuenta la anchura del folio, el número de campos no deberá superar dicha anchura. En caso de necesitar mayor número de campos cambiare el informe con orientación horizontal, por defecto es vertical.
  3. Nivel de agrupamiento: debemos seleccionar un campo si deseo agrupar los registros por algunos de los campos. En nuestro ejemplo podríamos agruparlos por nacionalidad, de forma que todos los que tengan la misma nacionalidad aparezcan juntos, no deseamos ningún criterio de agrupación.
  4. Establezco el criterio de ordenación del informe, podré elegir cualquiera de los campos seleccionados en forma ascendente o descendente.
  5. Tipos de distribución, normalmente aceptamos la que viene por defecto que es tabular, así como el tipo de orientación del informe.
  6. Seleccionamos el estilo prediseñado para el informe, por último escribimos el nombre del informe.
  7. Escribimos el nombre del informe.

 

7.2 Obtener un informe a partir de una consulta

Debido al problema que tiene el asistente de informes se requiere la mayoría de las veces que previo al informe se diseñe su correspondiente consulta. Ejem. Crea un informe que muestre un listado que muestre los actores de nacionalidad española. Ordenados alfabéticamente, mostrará los campos código del actor, nombre, año de nacimiento, lugar de nacimiento y nacionalidad. Previamente al informe se deberá diseñar la siguiente consulta:

  • Deberá de seleccionar los actores de nacionalidad española
  • Estableceremos el criterio de ordenación por el nombre
  • Extraerá el año de la fecha

 

Proceso:

  • Diseño la consulta a partir de la cual voy a obtener el informe
  • Selecciono la consulta origen del informe
  • Nivel o criterio de agrupación
  • Criterio de organización, al tenerlo ordenado en la consulta ya no es necesario ordenarlo de nuevo.
  • Distribución tabular
  • Estilo
  • Nombre del informe

 

7.3 Informe con agrupación con registro

Son informes en los que se establece un criterio de agrupación de registros, es decir se deberá elegir un campo de forma que todos los registros que tengan el mismo valor en dicho campo, se mostrarán agrupados en el informe.

Ejem. Genera un informe, que muestre los actores agrupados por nacionalidad. En cada grupo deberán aparecer ordenados alfabéticamente. Los campos que deberá mostrar son: Cofactor, nombre, año nacimiento, lugar de nacimiento. Este informe requiere de una consulta previa.

  1. Diseñamos la consulta previa para crear el criterio de ordenación y extraer el año de la fecha. Ponemos Nacionalidad el primero ya que es por el que vamos a ordenar
  2. Creamos el informe utilizado el asistente, seleccionamos la consulta origen. Cuando establezco un criterio de ordenación tengo la posibilidad de añadir al informe opciones de resumen, estas opciones solamente se pueden establecer sobre los campos numéricos del informe. Y me permite extraer la suma, el promedio, el mínimo y el máximo.

 

7.4 Informes multitabla

Para realizar un informe multitabla se requiere que las tablas estén relacionadas entre si, bien directa o indirectamente. Para realizar un informe multitabla tengo dos opciones:

  • Primera es la más sencilla es diseñar antes la consulta multitabla correspondiente
  • Usar directamente el asistente seleccionando los campos que vayamos necesitando.

 

Ejem. Mostrar un listado que agrupe los actores por título de película, por título de película y que muestre los datos de los actores.

7.5 Expresiones de cálculo en los informes

En este apartado aprenderemos a asignarle a los informe un conjunto de propiedades que le asignarán un aspecto totalmente profesional.

Estas propiedades están basadas en la incorporación de funciones y expresiones que le asignan un valor añadido al formulario.

Lista alfabética de productos agrupados por la letra inicial.

Añado un nivel de agrupación de registros a partir de la letra inicial, del nombre del producto, para ello utilizo una función que se llama izq([nombredelcampo];1) se utiliza para extraer la primera letra del nombre del campo.

  1. Establecer un criterio de agrupación de registro, desde el modo diseño
  2. Para ello utilizamos el botón “Ordenar y agrupar”, dicho botón no solo servirá para establecer criterios de agrupación sino también de ordenación.
    Propiedades:
    encabezado:si
    fila de grupo:si
    agrupar en:primeros caracteres
    intervalo del grupo:1
    mantener juntos:Grupo completo
  3. En la sección encabezado nombre de producto escribo la expresión de agrupación.

 

Añadir el número de elementos que existen de cada grupo: en la sección pie de producto, añado la expresión =cuenta([nombre del producto])

Añadir las unidades en existencia de cada grupo: =suma([unidad])

 

8 Paginas

Es una herramienta nueva incorporada al sistema gestor Access en su versión 2003. Esta es una herramienta que permite la realización de páginas web para la gestión completa de cada una de las tablas contenidas en la base de datos. Dicha gestión incluye los siguientes procedimientos:

  • Añadir, eliminar, modificar, buscar, filtrar, imprimir… El diseño de estas páginas se basa en la utilización de un lenguaje de programación llamado VBA. Aunque dicho lenguaje, no requiere el conocimiento por parte del usuario, puesto que el diseño de las páginas es totalmente grafico.
  • Restricciones de las paginas obtenidas sobre las paginas obtenidas sobre access:

– Solo puede visualizada por el navegador Internet Explorer.

– Cuando se ejecute la página en modo local la base de datos access debe de estar en la misma carpeta donde se encuentran los archivos correspondientes a la página creada.

– Para poderla ver desde internet tengo que subir los archivos donde se encuentra la pagina en el servidor web correspondiente, entre todos los archivos correspondiente.

 

Pasos para la creación de una aplicación web a partir de access

  1. Diseño de la aplicación
  2. Determinar las paginas que va a tener nuestra aplicación web
  3. Determinar el mapa de enlaces de nuestra aplicación web
  4. Diseñamos la página principal. Para ello nos vamos a páginas y usamos vista diseño. Elegimos un estilo que mantendremos para que el resto de paginas
  5. Formato ? estilo
  6. Escribimos el titulo y el subtitulo de la pagina
  7. Arrastramos la tabla hacia el panel cuadriculado
  8. Centramos el panel, clic derecho propiedades de la página.
  9. Creación de la aplicación web
  10. Paginas para la gestión completa de una tabla